Deixeu de fer la vostra llista de tasques i proveu-ho

Taula de continguts

  1. Les vostres principals tasques
  2. Feu els vostres ABC (... i D i F)
  3. Feu l’alfabet del vostre equip
  4. Optimitzeu el treball per alfabet

Què us motiva per fer el vostre millor treball? Pot ser el moment d’un canvi. Quan facis el teu millor treball ...



  • El treball es fa més fàcil i eficient
  • Tothom en un equip treballa de manera més estratègica
  • La gestió intel·ligent de tasques és la millor manera de millorar la vostra productivitat

Quan parlem de productivitat, normalment pensem en programari i llistes i en el seguiment del temps.

La meva estratègia és totalment diferent i espero que canviï completament la manera de pensar sobre les tasques.



Vull ensenyar-vos un concepte potent que m’agrada anomenar Treball de l’alfabet.

Així és com funciona: tothom destaca en diferents tipus de tasques. Hi ha qui adora els detalls i la rutina, hi ha qui li encanta la creativitat i l’espontaneïtat.

La clau de la productivitat és colpejar el vostre millor treball.



Una obra:

El vostre millor treball es diu Una obra. Una obra t’hauria aconseguit que A fos a l’escola. Et ve fàcil. Et fa sentir intel·ligent. És el vostre tipus de treball preferit per entrar en el flux. El temps vola quan fas una feina i et millora el dia.

B Treball:

El vostre segon millor treball s’anomena el vostre treball B. Aquesta és una feina que podeu fer i ho esteu força bé, però no us fa cantar el cor. No esteu per sobre de la mitjana, però podeu fer-ho.



C Treball:

A continuació ve el vostre treball C. Aposto a que endevines cap a on va això! Es tracta d’un treball en el qual sou molt sòlid. Ho podeu fer, però realment no ho gaudiu. Es necessita energia i temps i sovint ho posposen perquè no és el vostre favorit.

Treball D:

Una 'D' a l'escola significava que fracassaves. I el vostre treball en D és el que menys us agrada. El treball D us porta més temps que altres persones, sovint no ho feu bé o ho feu bé. Cometem més errors en el nostre treball D i ens sentim els més incomplerts i improductius fent-ho.



F Treball:

Mai no funcioni F! Cal evitar el treball F a qualsevol preu. No només l’esgota, sinó que sol estar ple d’errors.

Aquí teniu el problema:

Quan pensem en assignar tasques a un equip o abordar coses de la nostra llista de tasques, sovint pensem en:

Temps i amplada de banda

Ens preguntem: tinc temps per fer-ho ara mateix? O preguntem a un membre de l’equip: teniu amplada de banda per a aquest projecte? Però també hem de tenir en compte:

Habilitats!

En equip, tothom té diferents treballs A, B, C, D i F, però poques vegades parlem de les nostres tasques d’aquesta manera. Si només dividim la feina en funció de l’amplada de banda, no sempre aconseguim una feina ben feta o a temps.

És possible que algú tingui temps per a un projecte, però si el projecte els fa el doble de temps que algú, és una tasca incorrecta.

Vull que deixeu la vostra llista de tasques i comenceu a pensar en les vostres tasques en termes de treball alfabètic.

Les vostres principals tasques

Què us agrada aprofitar al màxim el vostre temps? Feu les mateixes tasques diàriament? Setmanalment? Mensual? Per a la primera ronda d’aquest exercici, abordarem les vostres tasques més importants. Feu una llista de les 10 a 15 tasques principals que requereixen més temps i el màxim poder del vostre cervell. Per exemple, aquí teniu la llista d’aquest mes:

  1. Redacció de blocs
  2. Creació de cursos
  3. Respondre als correus electrònics
  4. Escriptura de guions de vídeo
  5. Trucades d’entrada de l’equip
  6. Edició de vídeos
  7. Estratègia de màrqueting SEO +
  8. Presentació + Factures
  9. Creació de gràfics
  10. Comprovació de xarxes socials

Feu la vostra llista i, si cal que sigui més llarga, també està bé. Sempre podríeu fer aquest exercici diverses vegades i afegir 50 o més tasques: si en feu tantes, vaja!

Consell d’informació privilegiada: m’agrada numerar-los (de la major part del temps al menys), de manera que puc tenir una idea d’on passo el meu temps. Però aquest és un complement de productivitat opcional.

Feu els vostres ABC (... i D i F)

Mireu la vostra llista de tasques i escriviu una carta al costat de cada tasca. Ara feu una llista diària típica de fer, una llista setmanal per fer i una llista mensual per fer. Assigneu una carta a cada tasca. Pot semblar així:

Vanessa Daily Llista de tasques:

  • Correu electrònic (B)
  • Comproveu les xarxes socials (D)
  • Escriure blocs (A)

Llista de tasques setmanals de Vanessa:

  • Escriure scripts de vídeo (A)
  • Edita vídeos (C)
  • Crea gràfics (D)

Llista de tasques mensuals de Vanessa:

  • Trucades de facturació de l’equip (A)
  • SEO + Màrqueting (B)
  • Presentació + factures (D)

Feu l’alfabet del vostre equip

Ara mireu les tasques del vostre equip o company de feina. Els podeu assignar treballs A, B, C, D (o fins i tot F)? Vegem el meu soci comercial, Scott:

Llista de tasques diàries de Scott:

  • Estratègia de màrqueting (A)
  • Gestió de xarxes socials (D)
  • Correu electrònic (B)

Llista setmanal de tasques de Scott:

  • SEO (A)
  • Edició de vídeo (C)
  • Gràfics (B)

Llista mensual de tasques de Scott:

  • Enviar per correu electrònic amb estudiants (C)
  • Creació de cursos (D)
  • Disseny de llocs web (B)

Podeu fer-ho com a col·laboració o fer la vostra millor conjectura a algú per fer la llista i les preferències.

M’agrada endevinar primer i després preguntar-los sobre les seves qualificacions reals; d’aquesta manera, es pot comprovar els seus instints.

Optimitzeu el treball per alfabet

Amb aquestes llistes voleu fer-vos les preguntes importants següents a vosaltres i al vostre equip:

  • Podeu donar a tots el seu treball A? Això pot suposar un cert intercanvi laboral, però val la pena. Durant un temps vaig estar subcontractant ajuda per escriure al bloc. Va ser una idea terrible! M’encanta escriure al bloc i és la meva obra A. Quan el vaig regalar em vaig dedicar més temps a fer la meva feina de B. No, no! Això no va durar molt!
  • Podeu segmentar el treball B? El treball B no és tan dolent, però no voleu prioritzar-lo. Per exemple, a primera hora del matí sóc més productiu i creatiu. Aquí és quan hauria de fer el meu treball A, NO el meu treball B! Hauria de guardar el meu treball B per a la tarda, després de dinar. Es farà, però no trigarà el temps preciós.
  • Podeu regalar, subcontractar o deixar de fer feina de C i D de la gent? De vegades, tothom ha de fer treballs en C i D, però es pot minimitzar? Per exemple, Scott i jo tots dos detestem l'edició de vídeo i no en som capaços. Vam decidir contractar un contractista que tenia com a treball l'edició de vídeo. Tothom guanya!
  • Podeu evitar el treball F a tota costa? Ningú no hauria de fer mai feina F. Període. És una recepta per a errors, infelicitat i baixa productivitat.

Aquí teniu el resum: totes les discussions haurien de centrar-se en permetre que la gent faci el millor treball possible. Hauríeu de pensar en el vostre dia en termes de prioritzar un treball perquè ho feu millor. Quan regaleu feina, l’heu de donar a les persones que tinguin amplada de banda I habilitats.