Com construir un equip virtual fort en 7 passos

Formeu part d’un equip virtual i voleu que funcioni? Aquí teniu les meves estratègies de comunicació d’equip virtual preferides que podeu utilitzar tant a casa com a l’oficina.

Taula de continguts

1. Crea un espai social
1. Com puc motivar els membres de l’equip virtual?
2. Sigues un Videoholic
3. Trieu les eines adequades
1. Trieu les vostres eines de xat
2. Trieu les eines d'automatització del flux de treball
4. Creeu una gran política remota
1. Què és una política de treball remot?
5. Troba el teu moviment Groove
6. Recomanar dreceres
7. Eviteu les trampes
8. Bonificació: Inicia, Atura, Continua

A mesura que més empreses comencen a treballar a distància, hem de saber treballar eficaçment en equip virtual.

Cada vegada som més els que treballem des de casa i això vol dir saber com adaptar-se.

Els estudis han demostrat que treballar des de casa també pot conduir a un equip virtual més feliç i productiu.

Què és un equip virtual?

Un equip virtual és un grup de treballadors remots que col·laboren junts per acabar un projecte. Un bon equip virtual és capaç de comunicar-se eficaçment mitjançant aplicacions o programes i pot estar format per empleats d’una mateixa empresa o empleats de diferents empreses.

Aconseguir els equips virtuals correctament es basa en dos factors:

• Accés a la tecnologia adequada
• Utilitzant una comunicació digital clara

Aconseguir aquestes dues coses significarà que podeu col·laborar eficaçment en un lloc de treball virtual.

Així és com ho feu.

Crea un espai social

L'error més gran que cometen els equips virtuals és assumir que la creació de relacions i el temps social passaran de manera natural. A una oficina és fàcil bromejar sobre la cafetera, menjar junts o xerrar abans de començar una reunió.

O fins i tot broma als seus companys de feina.

En un lloc de treball digital, moltes d’aquestes oportunitats desapareixen. Per tant, heu de crear el vostre propi espai social per evitar l’esgotament de la bateria social del vostre equip virtual.

En un lloc de treball digital, les relacions són com piles. S'escorren i els heu de recarregar constantment.

Scott Edwards, conseller delegat de Science of People

Aquí teniu les bones notícies:

• La ciència ho suggereix videotrucades pot ser una forma senzilla de reduir la solitud i l’aïllament.
• regular trucades de telèfon pot ajudar a mantenir les amistats properes.
• Es pot produir oxitocina (la substància química per enllaçar) fins i tot mitjançant una càmera web!

El temps social és increïblement important per al nostre benestar i el nostre benestar és important per a la nostra productivitat. Pot ser que sigui contraproduent en una setmana atrafegada programar temps amb el vostre grup virtual només per xatejar, però el temps social és fonamental per a la lleialtat i la cohesió de l’equip.

Estudis han demostrat que les amistats dins d'un equip condueixen a un millor rendiment, per tant, és vital que mantenim al dia aquestes relacions encara que no siguem capaços de veure’ns cara a cara. Aquí teniu algunes idees per programar al vostre espai social:

• Talla els primers 10 minuts de cada reunió per a recuperacions personals.
• Apreneu junts! Envieu al vostre equip el vostre TED Talk preferit perquè la gent pugui veure-ho tot sol (m’encanta aquest TED Talk, però estic una mica esbiaixat). Després, feu un debat on parleu sobre allò que heu après.
• Feu més de tu a tu i afegir preguntes personals a l'agenda. Pregunteu sobre objectius, aficions i família.
• Feu una pausa digital per prendre un cafè
• Dinar junts.
• Porteu un orador o un expert convidat per organitzar un dinar i aprendre. (Ho faig per equips TOT EL TEMPS! M'encantaria conèixer el vostre equip.)
• Feu un trencaglaç no incòmode per escalfar les vostres reunions.

Per a l’equip Science of People, fins i tot tenim dies de cinema cada dos mesos i aprofitem aquestes oportunitats per celebrar i consultar actualitzacions personals i professionals.

Al principi, pot semblar una mica estrany programar una pausa-cafè de llarga distància amb els vostres col·legues, però és important que mantenim el nostre equip lligat . Després de tot el que s'ha dit i fet, potser encara us estareu preguntant ...

Com puc motivar els membres de l’equip virtual?

Saber motivar els membres de l’equip virtual és essencial per als líders d’equip. En primer lloc, cal saber-ho com motivar-se . Ens inspirem en persones altament productives i eficients.

En segon lloc, apreneu el tipus de personalitat del vostre equip. He dirigit centenars d'entrenaments corporatius virtuals per a equips remots, inclosos Microsoft, Automattic (gràcies per construir tot aquest lloc web!) I Google. Un dels exercicis més motivadors que hem fet és la ciència de la personalitat de l’equip.

M'encantaria venir a parlar virtualment amb el vostre grup o podeu dirigir el vostre equip a través del nostre exercici de personalitat.

Llibre Vanessa

Sigues un Videoholic

Cada dimarts, el meu equip apareix a Zoom, una plataforma de videoconferència, per compartir actualitzacions i fer una pluja d’idees sobre noves idees per al negoci. Per descomptat, encara ens comuniquem per altres canals com el correu electrònic i el telèfon, però el vídeo permet una experiència més visual entre l’equip. Recomano especialment fer videotrucades amb nous contactes de xarxa en línia.

Les videotrucades es reconeixen com una millor manera d’organitzar reunions en comparació amb les trucades telefòniques estàndard.

A continuació s’explica per què les videotrucades són tan importants:

• Llenguatge corporal. Les videotrucades en ofereixen una altra interacció natural , on els interlocutors poden establir contacte visual i llegir el llenguatge corporal. Per exemple, si comparteixo notícies i un dels membres del meu equip mostra una expressió de sorpresa, sé que la notícia va ser impactant o sorprenent. Puc aprofitar les necessitats emocionals del meu equip que no seria capaç de fer tan fàcilment amb la comunicació escrita sola. O si veig que algú assenteix amb el cap, sí o no, sé que està d’acord o en desacord sobre un assumpte.
• La mentalitat adequada. Una de les trampes més habituals de treballar des de casa és trobar-la més difícil de mantenir una rutina , i algunes persones comencen a deixar la roba d’oficina, preferint treballar en pijama ( alguns estudis suggereixen que pot arribar al 60% dels treballadors de la llar). Això pot fer que les persones se sentin menys productives mentre lluiten per accedir-hi mentalitat adequada per treballar . Tot i això, les videoconferències periòdiques ens animen a vestir-nos una mica per a la reunió i ens sentim una mica més com si anéssim a treballar.
• Microexpressions . N’hi ha 7 expressions facials universals i són increïblement importants per descodificar i comprendre les emocions. Si esteu en videotrucada, podeu llegir-los.

I podeu millorar el vídeo. Consulteu la nostra guia per fer increïbles les vostres videotrucades.

15 consells abans de la propera videotrucada

Trieu les eines adequades

Quin és un dels majors reptes dels equips virtuals? Trobar la tecnologia adequada per al treball adequat! Per sort, hi ha eines que poden transformar en equips improductius equips virtuals d’èxit.

Amb gairebé el 69% de les empreses que ja ofereixen el treball remot com a opció, hi ha moltes eines per mantenir-vos connectat amb el vostre equip.

Us recomano provar-ho tot per al vostre equip virtual i seleccionar el que millor funciona. També sóc aficionat a utilitzar més d’un tipus de comunicació digital i a alinear-los amb les tasques adequades. Per exemple, les sessions de pluja d’idees sempre s’han de fer al xat de vídeo (per veure el llenguatge corporal i les cares), mentre que les agendes es poden treballar de manera asíncrona a través del correu electrònic i els aclariments ràpids són millors en el xat.

Aquí teniu la conclusió: trieu l'eina adequada que funcioni per a la tasca.

Trieu les vostres eines de xat

De vegades, només haureu d’enviar alguns missatges ràpids d’anada i tornada als vostres companys d’equip. No cal que sigui complicat: per a aquest tipus de converses, trieu un bon servei de xat. Estimem Fluix o bé Torsió , tot i que si ja utilitzeu Gmail, hi ha un xat útil integrat Google Hangouts .

Pas d'acció: Durant les vostres reunions virtuals, no tingueu por de condimentar les coses amb enquestes, PDF i xats d’escalfament.

Trieu les eines d'automatització del flux de treball

Què és l'automatització del flux de treball?

L’automatització del flux de treball us ajuda a automatitzar totes les tasques avorrides i tedioses perquè pugueu centrar-vos en les importants. L’automatització del flux de treball inclou programari i aplicacions que són eficients i eliminen el factor d’error humà. A continuació, es detallen alguns exemples d’automatització del flux de treball:

• Automatització del correu electrònic: amb l’automatització del correu electrònic, podeu enviar correus electrònics en determinats moments a determinades persones.
• Gestiona els clients potencials: per a les empreses que venen productes, les eines d'automatització poden ajudar-les a dirigir-les automàticament a la part correcta del procés de venda.

A continuació s’explica per què les eines d’automatització del flux de treball són tan importants:

Si tothom continua fent les tasques avorrides i repetitives que es podrien automatitzar, tot l’equip perdrà molt de temps.

Les eines d’automatització són imprescindibles per a equips virtuals eficaços. Hi ha algunes eines molt bones o automatització del flux de treball, però ens agrada especialment Dilluns , Zapier , i Microsoft Flow . Aquí teniu el programari de dilluns, que podeu utilitzar per crear una tasca automatitzada:

Podeu configurar tots els automatismes de tasques alhora i es realitzaran automàticament cada vegada que s'activi una tasca. Les eines d’automatització són literalment un dels millors estalvis de temps.

Col·laboració

Realment no podem cantar els elogis Google Drive prou a l’hora de col·laborar en documents.

En utilitzar la funció de canvis de pista, podeu veure exactament les parts del document que el grup virtual ha estat editant:

També podeu treballar en mode Suggeriments per evitar que es facin modificacions permanents sense que un col·laborador accepti el canvi:

Google Docs és una de les millors maneres d’incrementar la vostra col·laboració. Molt de gust per treballar en equip virtual.

Gestió de projectes

Quan esteu treballant per construir una cultura remota forta, és una bona idea ordenar algunes eines de gestió de projectes.

Pot ser molt més difícil organitzar exactament qui és delegat en una tasca i per a quin termini quan ja no pugueu revisar alguna cosa a través d’un escriptori.

Ho trobem Asana és el millor per a la gestió de projectes, però a altres equips els agrada utilitzar-lo Trello o bé Jira .

Videoconferència

Quan penseu en videoconferències, el vostre primer pensament podria ser utilitzar Skype, però hi ha moltes més opcions en aquests dies. Zoom s'està convertint ràpidament més popular , així com Cisco Webex Tots dos ofereixen funcions com ara difuminar el fons (útil quan no voleu que el vostre grup virtual vegi l’estat de la vostra cuina).

De nou, però, si ja utilitzeu Gmail, Google Meet i Google Hangouts són serveis de videotrucades impressionants però senzills d’utilitzar.

Programació

D’acord, ho tornarem a dir. Google Calendar és genial per a la programació. Podeu controlar la configuració de privadesa i uniu-vos a calendaris individuals (per exemple, horari d'oficina de l'equip A i reunions), de manera que tots els esdeveniments que heu de conèixer apareixen al vostre calendari. També podeu establir recordatoris, compartir invitacions a esdeveniments i escriure descripcions al costat de la data i l’hora.

Tenim encara més eines de comunicació que podeu consultar:

Les 15 millors eines de comunicació remota

Creeu una gran política remota

Fins i tot si treballar des de casa només és temporal, hauríeu de tenir una política de treball remot. S'espera que estiguem a punt de veure un canvi significatiu en el nombre de persones que treballen permanentment des de casa. Per tant, val la pena invertir el temps a col·laborar amb el vostre equip virtual en una política oficial de treball remot.

Què és una política de treball remot?

Una política de treball a distància és un acord generalment entre un empresari i un empleat que descriu els termes i condicions del treball. Una política de treball remot pot ser temporal o permanent i inclou detalls sobre com s’ha de realitzar el treball fora de l’oficina.

Això inclou el que inclou una política de treball remot típica:

• Hores de feina
• Flux de treball en equip que descriu exactament qui informa a qui (i amb quina freqüència i quina freqüència)
• Noves polítiques de permís parental
• Noves polítiques de malaltia
• La nova estructura de la setmana de treball en termes de reunions i conferències
• Expectatives de comunicació

Preparar un document com aquest sent les bases del tipus de cultura comunicativa i col·laborativa que desitgeu per al vostre equip virtual mentre treballeu a distància.

Podeu obtenir més informació sobre com crear una política de treball remot a la nostra guia per gestionar empleats remots:

12 consells fiables per gestionar empleats remots

Troba el teu moviment Groove

Tenim instal·lada la nova oficina a la sala de recanvis, una màquina de cafè brillant col·locada amb cura al costat de l’ordinador, un escriptori de peus tots units, i ja estem a punt.

Bé, gairebé.

Una de les parts més difícils de passar d’una oficina a casa és la facilitat d’estar inactiu. Ens asseiem i ens convertim en patates de cadira prolongades. I és dolent: els estudis científics sobre asseguda prolongada han suggerit que el comportament sedentari pot provocar un augment de la pressió arterial, un nivell elevat de sucre en la sang, un excés de greix corporal i nivells elevats de colesterol.

I el pitjor?

Ser sedentari ho és fàcil . L’exercici és dur . Així que la gent simplement no fa exercici! És especialment important per als treballadors remots que solen treballar a casa i estar asseguts tot el dia. Però si encara no esteu en una rutina d’exercicis, tingueu en compte això:

Cada minut que fa exercici és un minut afegit a la seva vida.

Això és així Investigadors de Harvard hem comprovat que només 15 minuts d’exercici al dia poden augmentar la vostra vida útil en 3 anys.

Aquí teniu algunes maneres d’incloure exercici a la vostra nova rutina de treball.

• Cada 30 minuts, intenteu fer un descans per seure.
• Utilitzeu un pas a pas o una cinta de córrer sota l’escriptori per mantenir les cames en moviment.
• Stand, sobretot quan feu presentacions en línia.
• Passegeu per casa quan feu una trucada telefònica.
• Compreu una corda per saltar i passeu 15 minuts al dia saltant.
• Feu 10 flexions cada hora.
• Compreu una barra desplegable i poseu-la a sobre de la porta de l'oficina. Cada vegada que passes, fes un pull-up.
• Mireu una rutina de ioga a YouTube i seguiu-ho.
• Proveu d'utilitzar un fitxer escriptori de peu .

La veritat és que no importa tant què tipus d’exercici que feu, sempre que tingui una intensitat moderada i que us poseu un repte. Si al principi sona massa, proveu els passos del nadó. Feu només un parell de flexions o només cinc minuts de salt de corda i aneu d'allà.

El resum: el treball és important, però no es pot aconseguir si la seva salut està patint.

Recomanar dreceres

Si podeu eliminar la càrrega d’estrès d’altres persones, se us considerarà un gran jugador del vostre equip.

En altres paraules, la quantitat d'estrès que reduïu dels altres determina el vostre valor. Penseu-hi: si afegiu feina i estrès a altres persones, carregareu efectivament el vostre equip.

Però si trobeu una manera de disminuir l’estrès, la gent us recorrerà més per demanar ajuda.

Quina és una bona manera de reduir l’estrès de l’equip? Una manera fantàstica és recomanació de dreceres.

Dreceres al flux de treball. Dreceres per estalviar temps. Dreceres que pirategen la productivitat. Per exemple, he trobat un complement fantàstic que estalviava temps reduint moltes investigacions manuals. Com que això podria ajudar a un dels membres del meu equip, li vaig enviar i, en conseqüència, la seva eficiència va millorar dràsticament. (I la seva càrrega d’estrès també s’ha reduït!)

Pas d'acció: Cerqueu i recomaneu una drecera fantàstica a un company de feina, gerent, empleat o cap. Si els agrada, genial! Vostè va ajudar i va mostrar valor. Si no els agradava, cap mal! També demostra que sou proactiu i que teniu un desig genuí d’ajudar.

Eviteu les trampes

Hi ha algunes trampes habituals en què cauen els treballadors remots quan s’uneixen a un equip virtual. La majoria es divideixen en dues coses:

1. falta de rutina, i
2. manca de bona comunicació.

Es va informar que el 40% dels treballadors remots citen la flexibilitat com el major benefici per treballar des de casa.

Però, flexibilitat ve amb un inconvenient .

Aquí teniu un escenari:

• Heu de lliurar un informe a les 15:00. Són les 14.45 hores i aneu a lliurar el vostre informe.
• Però espera! Els vostres gossos corren al voltant dels vostres peus perquè han de sortir. Els passegeu i, a continuació, aneu a lliurar el vostre informe.
• Però espera! El vostre fill plora i vol desesperadament la vostra atenció. El calmeu i aneu a lliurar el vostre informe.
• Però espera! Sí, ho has endevinat. Han passat les 15:00 i el vostre informe és ara endarrerit.

La flexibilitat és fantàstica, però la flexibilitat té un desavantatge important: les distraccions.

Establir objectius per a vosaltres mateixos, restringir el temps en tasques específiques i mantenir l’espai de treball lliure de distraccions és realment important si voleu fer alguna cosa.

Hi ha algunes maneres de fer-ho.

• Feu que escriure una llista de tasques sigui part del vostre rutina del matí .
• Feu un seguiment de la vostra productivitat escrivint quant de temps passeu treballant i tenint temps d’oci. Si voleu fer digital, utilitzeu una aplicació com Impulsat per fer un seguiment del vostre temps.
• Configureu la vostra oficina a casa en una zona tranquil·la de la casa, lliure de distraccions. El millor és assignar-vos la vostra habitació específicament per treballar, de manera que no l’associeu a res més.
• Deseu el telèfon en una habitació diferent ( un estudi ha demostrat que només la presència d’un telèfon mòbil (fins i tot apagat) redueix la potència del cervell).

L’altra trampa més gran en què cauen els treballadors remots és la manca de comunicació amb el seu equip. Això no només afecta la productivitat del lloc de treball, sinó també la vostra pròpia salut mental .

Un estudiar suggereix que fins a un 21% dels treballadors remots lluiten amb la soledat.

Ja hem establert el tipus d’eines que podeu utilitzar per evitar que això passi, però en teniu algunes consells socials sobre com gestionar-ho.

• Comparteix coses sobre la teva vida fora de la feina i anima a altres persones de l’equip a fer-ho també. Com ha anat el cap de setmana? Meravellós! Finalment vam poder veure aquesta nova sèrie en streaming a Netflix; ho has vist? Pot semblar mundà, però recordar que sou més que la vostra feina i que els vostres companys d’equip són més que la vostra feina, és vital en èpoques de augment de l’aïllament social.
• Doneu a altres persones seguretat i comentaris positius sobre el seu treball. Això pot faltar en un equip virtual, així que intenteu realment augmentar la moral dels altres.

Linia inferior: Les coses que més s’han de tenir en compte sobre la creació d’un equip virtual fort són les mateixes que es farien a l’oficina: mantenir la comunicació efectiva, la relació amb el grup virtual i mantenir una rutina.

Bonificació: Inicia, Atura, Continua

Aquest és un dels exercicis preferits del meu equip. Es diu Inicia, Atura, Continua i funciona tant per a equips virtuals com en persona. Podeu fer-ho anualment, quinzenalment o mensualment amb el vostre equip. Aquí a Science of People, tornem a visitar aquest exercici després de grans moments empresarials, com ara el llançament de productes i la renovació del curs, per consultar l’equip sobre les tasques.

Quan treballes de manera virtual, és fàcil perdre’t en el teu propi treball i oblidar-te del que està construint i creant la resta de l’equip. Aquest exercici serveix per recordar els objectius empresarials i com les tasques de cada membre de l'equip donen suport a aquests objectius.

Mireu el vídeo complet a Inici, Atura, Continua per obtenir més informació:

Treballar a distància? Envieu aquest vídeo al vostre equip virtual. Utilitzeu-ho com a punt de sortida comenceu a comunicar-vos amb més sentit i dinàmicament amb els vostres col·legues.

Feliç treball virtual,

Vanessa