7 trucs per evitar la sobrecàrrega d'informació i gestionar els correus electrònics

Abans era addicte al correu electrònic. Estava esgotat. Burnout. Necessitava una sortida millor de la safata d'entrada.

Taula de continguts

  1. No puc fer per lots els meus correus electrònics?
  2. Per què el correu electrònic ruïna la productivitat
  3. El motiu pel qual sempre comproveu el correu electrònic
  4. El veritable perill: sobrecàrrega d'informació
  5. 5 maneres de combatre la sobrecàrrega d'informació
  6. Com evitar la sobrecàrrega d'informació i gestionar els vostres correus electrònics de treball en 7 passos
    1. Pas 1: escriviu els vostres processos
    2. Pas 2: busqueu l'única cosa
    3. Pas 3: escriviu el final de la llista
    4. Pas 4: implementeu sprints
    5. Pas 5: retirada de la safata d'entrada
    6. Pas 6: reunions per correu electrònic
    7. Pas 7: feu una dieta per correu electrònic
  7. Benvolgut lector ...

Sabíeu que rep l'oficina mitjana 121 correus electrònics per dia?

I que la majoria de nosaltres comprovem el nostre correu electrònic a la feina cada 6 minuts?



La sobrecàrrega d’informació és real. I s’ha d’aturar.

Em vaig asseure amb Cal Newport. Cal és professor d’informàtica a la Universitat de Georgetown i l’autor més venut de set llibres. El seu llibre més recent, Un món sense correu electrònic , aborda la qüestió essencial: Com millorem el lloc de treball perquè les comunicacions siguin importants no utilitzar el correu electrònic?

Mireu el nostre vídeo a continuació:

El nostre objectiu és ajudar-vos a intensificar el vostre joc de productivitat de correu electrònic. En aquesta guia, aprendreu:

  • com evitar la sobrecàrrega d'informació
  • per què el correu electrònic és l’assassí número 1 de la productivitat?
  • per què sou tan addicte a revisar els correus electrònics?
  • com gestionar els correus electrònics (i el vostre temps) com un cap

No puc deixar de banda els meus correus electrònics?

Deixeu-me endevinar: se us ha dit que publiqueu per lots els vostres correus electrònics.

Tot i que això pot funcionar per a alguns, hi ha un gran problema. En un trencador estudiar , investigadors de la Universitat de Califòrnia van realitzar un experiment:

  • Van connectar 40 treballadors d’oficina a monitors de ritme cardíac durant 12 dies.
  • Van comprovar que, com més temps es gasta en un correu electrònic en una hora determinada, major serà el seu estrès (no és d’estranyar).
  • També van comprovar que, com més alt és el tret de personalitat del neuroticisme, més elevats són els nivells d’estrès quan envien correus electrònics (més sorprenent).

Per tant, per a algunes persones, els correus electrònics per lots poden causar més mal que bé, sobretot si tendeixen a estressar-se fàcilment. Llavors, com solucionem aquest problema? Quina és la millor alternativa per comprovar els correus electrònics?

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Per què el correu electrònic ruïna la productivitat

Esteu revisant constantment els vostres correus electrònics cada dia? Això podria ser dolent, segons una enquesta de 2021 de Gestor de correu .

Els resultats d’una enquesta del gestor de correu del 2021 mostren que la majoria de la gent sent que el correu electrònic els fa menys productius i frustrats

L'enquesta, realitzada a 500 líders empresarials, va demostrar que més de la meitat van informar que estaven frustrats al no poder trobar documents específics a la safata d'entrada, cosa que els feia sentir com si fossin:



  • pèrdua de temps (63%)
  • ser menys productiu (48%)
  • pèrdua d'informació del projecte (52%)

Guau! Per no parlar de la comprovació constant del correu electrònic pot trencar totalment la nostra concentració (més sobre això més endavant).

La qual cosa em porta a la gran pregunta ...

Per què treballem així? Per què permetem que el correu electrònic substitueixi altres formes de conversa més profunda? Per què tenim les notificacions activades tot el temps? Per què no podem fer primer la feina important i després comprovar el correu electrònic més tard?

& uarr; Taula de continguts & uarr;

El motiu pel qual sempre comproveu el correu electrònic

Per entendre per què fem servir tant de correu electrònic, fem una ullada a la història del correu electrònic (és realment fascinant!).

Correu electrònic va començar a créixer a principis dels anys noranta. A mesura que la gent es va assabentar que els correus electrònics eren generalment més barats, ràpids i eficients que les màquines de fax, els usuaris de correu electrònic van créixer, passant de 55 milions d’usuaris a tot el món el 1997 a 400 milions el 1999.

I aquí és on comença el problema de comunicació de correu electrònic ...

Amb el ràpid creixement dels correus electrònics, els correus electrònics van començar a substituir totes les maneres de comunicar-nos. De sobte vam començar a tenir :

  • menys reunions
  • menys trucades telefòniques
  • menys converses reals en persona

Això va aïllar la gent i va inhibir l’eficiència laboral— el correu electrònic no escala .

Això significa que hem sacrificat la comunicació real i esporàdica en persona amb diversos correus electrònics d'anada i tornada amb clients i administradors, que requereixen molt de temps i que només hi ha una persona (la nostra) per respondre-hi. Tots sabem quant de temps poden arribar les cadenes de correu electrònic, de manera que ens afanyem a respondre als correus electrònics perquè no retardem encara més el procés.

Aquí és on entra el concepte de l’hivemind hiperactiu.

Què és el cervell hiperactiu?

Cal Newport descriu el cervell hiperactiu com un flux de treball centrat en una conversa en curs alimentada per missatges no estructurats i no programats. A l'hivemind, les persones solen mantenir obertes les seves línies de comunicació responent a correus electrònics, trucades telefòniques o trucades Zoom durant tot el dia. El cervell hiperactiu pot perjudicar el treball profund.

L’Hivemind hiperactiu arruïna el nostre flux de treball, ja que estem constantment en alerta.

Descripció gràfica del flux de treball Hivemind hiperactiu

No és irracional. No es tracta de ser dolent amb els nostres eines de comunicació . No és culpa nostra .



Aquí teniu el gran problema: No som processadors d’ordinadors. No només podem executar processos un darrere l’altre: necessitem temps per canviar la nostra atenció d’una cosa a l’altra.

Quan sempre tenim les nostres línies de comunicació obertes, els nostres preciosos recursos mentals s’emporten i ens distreuen del treball profund i crític que necessitem per fer coses.

El cervell hiperactiu és un verí per a la productivitat.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

El veritable perill: sobrecàrrega d'informació

Amb el flux constant de missatges i informació, estem subjectes a un problema mortal: la sobrecàrrega d’informació. Segons un estudi del Centre d’Investigació Pew , El 20% de la gent diu sentir-se aclaparat per la informació.

Què és la sobrecàrrega d'informació?

La sobrecàrrega d’informació, també coneguda com a ansietat o infoxicació per la informació, és quan estem exposats a massa informació de la que podem gestionar alhora. La sobrecàrrega d’informació sol produir-se quan absorbim una gran quantitat d’informació (és a dir, a través del correu electrònic), que sovint ens porta a prendre decisions il·lògiques o a endarrerir les nostres decisions encara més.

Quan ens sobrecarreguem, el nostre cervell simplement no pot processar tota la informació que entra. I n’hi ha molts raons per les quals ens sobrecarreguem. Podeu relacionar-vos amb algun d’aquests?

  • Rebreu infinitat de correus electrònics dels vostres companys de feina, gestors i caps durant tot el dia.
  • S’enfronta a la pressió per produir un contingut fantàstic constantment, cosa que fa que tingui més mentalitat.
  • Estàs bombardejat amb informació conflictiva (La tasca s'ha d'assignar aquí! No, s'hauria d'assignar aquí!).
  • Estàs fent malabars constantment amb diverses tasques que t’han assignat.
  • Et sents estressat quan no pots processar la informació tan ràpidament com arriba.

Si us sembla, aquí teniu alguns consells senzills que podeu implementar immediatament per combatre la sobrecàrrega d'informació:

& uarr; Taula de continguts & uarr;

5 maneres de combatre la sobrecàrrega d'informació

Normalment, quan la gent té un problema, hi ha una resposta inicial:

  • Voleu aprimar-vos? Menja menys i fes exercici.
  • Voleu dormir millor? No mireu la pantalla abans d’anar a dormir i feu alguna cosa relaxant.

Però Què passa amb la sobrecàrrega d'informació?

No podem apagar l’ordinador i els telèfons, sobretot si el nostre treball està en línia.

Tot i que la solució pot no ser senzilla, hi ha coses que he provat que ajuden molt a la sobrecàrrega d'informació:

  1. Tempesta de pensaments. Si estàs atrapat i estressat, treure les teves idees al paper MOLT ajuda. Agafeu un bolígraf i un paper i anem a la pluja d’idees: enumereu tot el que us estressi ara mateix. Els 20 correus electrònics que heu rebut del vostre cap. El gestor que us ha dit que solucioneu la impressora. Aquell enorme document de 30 pàgines que heu hagut de revisar aquest matí. La tempesta de pensaments és com canalitzar l’estrès i les preocupacions cap al paper. Quan tingueu tot el que apareix a la llista, us podreu centrar més en la tasca que heu de fer en lloc de preocupar-vos per la resta.
  2. Utilitzeu el vostre equip. Si formeu part d’un equip, no assumiu la responsabilitat vosaltres mateixos. Suposem que teniu un gestor que us envia tasques constantment, per què no les compartiu amb algú del vostre equip? Si tenen l’amplada de banda, tots dos podríeu solucionar el problema en lloc de confiar en vosaltres mateixos (i dos cervells ho són definitivament millor que un).
  3. De-internet. Llegir un llibre. Anar a passejar. Feu una mica de ioga. La informació normalment ens arriba quan estem a Internet; al cap i a la fi, a Internet, podem escoltar la veu de TOTS. Al món real, no tothom necessita ser escoltat (almenys per nosaltres). Aneu a un lloc tranquil i desintoxicació. Trobo que un bon passeig o una caminada curta em mantenen rejovenits.
  4. Eviteu la multitarea. Estudis demostren que la multitarea fa que les persones siguin menys productives que si s’adhereixen a una tasca. Per què? Als nostres cervells els costa canviar d’una tasca a una altra. Treballem el nostre millor esforç quan ens podem centrar sols en una tasca sense distraccions. Així que tingueu en compte caixa de temps o trobar una manera de treballar sense distraccions.
  5. Gestió pràctica. Ets microgestor? Si ho porteu massa lluny, podríeu fer mal als altres. A la majoria dels empleats els agrada la sensació d’autonomia; al cap i a la fi, són els que treballen estretament amb el projecte. Proveu un enfocament pràctic en què preneu la direcció, però deixeu-los prendre decisions per si mateixos. No només ho apreciaran, sinó que probablement també sabran el que és millor per a l’equip.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Com evitar la sobrecàrrega d'informació i gestionar els vostres correus electrònics de treball en 7 passos

Molt bé, centrem-nos principalment en el gran problema: els correus electrònics.

No és fàcil allunyar-se d’aquests correus electrònics, però tampoc no els heu de desfer completament.

Vull que deixeu de ser víctima d’una sobrecàrrega de comunicació. Seguiu aquests 7 passos per gestionar al màxim el correu electrònic:

Pas 1: escriviu els vostres processos

Cada vegada que rebeu un correu electrònic, feu-vos aquesta pregunta daurada:

Quin és el procés subjacent que aquest correu electrònic intenta tirar endavant?

El correu electrònic podria tractar-se amb clients, avançar un vídeo per a la producció, reunir nous continguts per al bloc, etc. Si el correu electrònic és important, el remitent del correu electrònic confia en la vostra resposta perquè puguin passar als passos següents.

La clau aquí és en realitat prendre temps per escriure la resposta en un tros de paper o fer una nota. Alguns correus electrònics que us podeu adonar no tenen cap propòsit significatiu, com ara els correus electrònics de xat o les queixes de llarg termini.

Una altra manera de pensar-ho és fer una llista o un full de càlcul de tots els temes o projectes que arribin a la safata d'entrada. Per tant, quan vaig fer aquesta llista, em vaig adonar que tenia temes:

  • articles del bloc: 17 correus electrònics
  • Vídeos de YouTube: 12 correus electrònics
  • compromisos parlants: 8 correus electrònics
  • programació: 24 correus electrònics

Això va ser útil perquè em va permetre pensar en configurar sistemes en aquests compartiments.

Quan pugueu veure visualment com s’enllacen els vostres correus electrònics, aneu al pas següent.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Pas 2: busqueu l'única cosa

Ara ve la part interessant:

Què podeu fer per facilitar els vostres processos?

Busqueu aquí la fruita poc penjada: la un canvi senzill que us estalviarà més temps.

Pot ser tan senzill com utilitzar una eina com Calendly per establir reunions freqüents amb un client en lloc de fer correus electrònics d’anada i tornada. O us adonareu que podeu estalviar molt de temps creant plantilles de correu electrònic per a aquests correus electrònics setmanals repetitius.

Un cop tingueu una fruita poc penjada, afegiu-ne un parell més.

Aquest pas és crucial perquè us indica que hi ha més coses que comunicar que el correu electrònic.

Un cop hàgiu trobat l’única cosa que heu fet i heu retirat de les espatlles aquella forta tensió dels correus electrònics constants, començareu a obtenir l’impuls per tornar a controlar el vostre temps.

Quan vaig veure els meus lots, em vaig adonar que havíem de crear un sistema Asana que enllaçés el nostre bloc i el sistema de vídeo de YouTube.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Pas 3: escriviu el final de la llista

El meu equip i jo fem servir Asana com a eina de gestió de projectes. I, com qualsevol bon programari de gestió de projectes, un gran avantatge és ajudar a reduir els correus electrònics.

Un truc molt útil que hem implementat recentment és utilitzar una llista de final de dia / final de setmana. Aquesta llista és una tasca que creem a Asana que bàsicament diu:

Ei, Vanessa! Quan tingueu temps al final del dia / setmana, podeu mirar X, Y i Z?

Exemple de llista de final de dia

Aquest procés ens estalvia molt d’anada i tornada, ja que ens hem dedicat molt de temps a fer la nostra feina profunda durant el dia, mentre guardem la comunicació per a més endavant.



& uarr; Taula de continguts & uarr;

Pas 4: implementeu sprints

Un sprint d'equip s'està concentrant en un projecte o tasca per aconseguir-ho. Normalment, això implica la majoria o tots els membres importants de l'equip necessaris per dur a terme la tasca.

Els sprints són habituals en equips de desenvolupament de programari, on la col·laboració en temps real és important per mantenir-se al corrent de manera que es compleixin les dependències de tasques.

No obstant això, en la majoria d’altres organitzacions, l’esprint per equips es perd.

Recomano tornar al sprint.

Centreu tota l’atenció del vostre equip en una tasca, ignorant els correus electrònics fins que no s’acabi la tasca. D’aquesta manera, tot l’equip sap en què treballa tothom i es pot completar un treball profund en el procés.

Fins i tot podeu programar els dies de sprint o els matins quan el vostre equip treballi en una tasca durant un temps concret i una tasca diferent la següent. Vaig trobar que això ajuda un TON a evitar aquestes desagradables cadenes de correu electrònic.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Pas 5: retirada de la safata d'entrada

Penseu en els recursos en línia més importants del dia a dia del vostre equip:

  • el calendari de gestió de projectes
  • redacció de documents en línia
  • eines d'escriptura

Cal que aquests recursos estiguin a la safata d'entrada? La meva resposta és no (i estic segur que el 99% de les empreses poden desfer la safata d’entrada i mantenir-se productives també). Per tant, si observeu constantment la safata d’entrada per accedir als recursos del vostre equip, la clau aquí és que els recursos estiguin disponibles fora de la safata d’entrada:

  • Utilitzeu un document col·laboratiu per deixar comentaris.
  • Feu una plantilla de recursos amb els enllaços pertinents del programari de gestió de projectes.
  • Configureu el programari de comunicació fora del correu electrònic i configureu les notificacions fora del temps de treball profund.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Pas 6: reunions per correu electrònic

En lloc d’enviar correus electrònics rere correu electrònic, proveu de programar en una o dues reunions setmanals on tracteu temes importants (i estalvieu un munt de temps amb els correus electrònics del procés).

El correu electrònic és ideal per emetre, però és terrible per interactuar.

La regla general és: Si heu de prendre una decisió important o tenir una conversa important per correu electrònic, és millor tenir una reunió. Els correus electrònics poden ser un gran recordatori per informar sobre la propera reunió, però guardeu la carn i les patates per a la reunió.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Pas 7: feu una dieta per correu electrònic

Igual que una dieta sense gluten, el meu equip i jo també hem anat fent una dieta per correu electrònic a poc a poc.

I, com totes les dietes, està bé començar lentament i de manera constant per facilitar el nou sistema. Ho entenc: el correu electrònic sembla l’aplicació necessària per a totes les empreses modernes.

Però la clau aquí no és aturar el correu electrònic ni la comunicació: es tracta de substituir aquests fluxos de treball subjacents.

Com millor sigui el vostre equip capaç de substituir els correus electrònics, menys us enyorareu en primer lloc.

& uarr; Taula de continguts & uarr;

Benvolgut lector ...

Espero que aquest article us sigui d’utilitat. Vull ajudar-vos a controlar el vostre temps i acabar amb totes les distraccions innecessàries de la vostra vida. Deixa un comentari a continuació i fes-me saber els teus consells privilegiats sobre com tractes els teus correus electrònics de treball.

I per llegir més, fes un cop d'ull a aquestes impressionants entrades del bloc:

Per al vostre èxit,

Vanessa